Travail d’équipe
Organiser la boîte de réception partagée
Clarifiez les responsabilités, les priorités et le contexte commun de votre équipe.
Commencez par la responsabilité
Chaque conversation doit avoir une équipe ou une personne responsable. Évitez les catégories qui décrivent tout sans aider à décider qui agit.
Rendez la priorité compréhensible
Choisissez quelques critères que l’équipe peut expliquer : urgence, type de demande, canal ou contexte client. Les règles doivent rester vérifiables.
Préservez le contexte
Les réponses précédentes, la commande Shopify et la raison d’un transfert doivent suivre la conversation. Le client ne devrait pas avoir à répéter ce qui est déjà disponible.
Révisez le système
Observez les conversations mal routées et les responsabilités ambiguës. Ajustez les règles progressivement plutôt que d’ajouter de nouvelles catégories à chaque exception.
Étapes dans l’application
- Ouvrez une conversation et vérifiez le compte, le canal, le contact et son historique.
- Choisissez le responsable, la priorité et les étiquettes adaptés à la demande.
- Utilisez une réponse enregistrée ou une macro après vérification; adaptez le brouillon au client.
- Envoyez la réponse et mettez à jour le statut seulement après le suivi nécessaire.
Les options visibles dépendent du rôle, des fonctions activées et du forfait. Si une option manque, demandez à un administrateur de vérifier les droits du compte.