Responsabilités
Le responsable de la protection des renseignements personnels de doue veille à l’application de ces règles et les approuve. Il peut être joint à privacy@doue.ai. Chaque membre de l’équipe accède seulement aux renseignements nécessaires à son travail (soutien, facturation, équipe technique) et est tenu à la confidentialité.
Évaluations et fournisseurs
Nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée avant tout projet de système d’information qui traite des renseignements personnels et avant toute communication de renseignements à l’extérieur du Québec. Nos fournisseurs sont liés par une entente écrite.
Conservation et destruction
À la fin de chaque durée, nous détruisons ou anonymisons les renseignements, sauf obligation légale ou litige en cours. Le contenu d’un client suit la fin de son abonnement, décrite ci-dessous, même si une durée du tableau est plus longue.
| Renseignements | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Compte dont la suppression est demandée | 7 jours, puis purge | Demande de suppression |
| Conversations, contacts et pièces jointes | Durée de l’abonnement, export pendant 30 jours, destruction au plus tard 60 jours après la fin de l’abonnement; aucune copie, y compris dans les sauvegardes, au-delà de 90 jours | Fin de l’abonnement |
| Sources de connaissances et index de recherche | Supprimés avec la source, sinon même calendrier que les conversations | Suppression de la source ou fin de l’abonnement |
| Traces de l’IA et du copilote | 90 jours | Création |
| Journaux d’audit du compte | 400 jours | Événement |
| Événements techniques des intégrations commerce | 7 jours | Réception |
| Transferts vers une personne | Même calendrier que les conversations | Fin de l’abonnement |
| Courriels transactionnels et de soutien | 24 mois | Dernier échange |
| Facturation | 6 ans | Fin de la dernière année d’imposition à laquelle les documents se rapportent |
| Preuves de consentement | Durée de la relation, puis 3 ans | Fin de la relation |
| Registre des incidents de confidentialité | Au moins 5 ans | Selon le règlement applicable |
| Sauvegardes | Rotation de 30 jours au plus; les suppressions sont réappliquées après une restauration | Date de la sauvegarde |
Fin de l’abonnement et suppression du compte
À la fin d’un abonnement, c’est-à-dire à la fin de la période payée, le client dispose de 30 jours pour exporter son contenu. Nous détruisons ensuite ses renseignements au plus tard 60 jours après la fin de l’abonnement, et les sauvegardes disparaissent au plus tard 90 jours après cette date : aucune copie ne subsiste au-delà. Pendant cette période, les renseignements servent uniquement à l’export et à leur destruction. Une demande de suppression du compte suit un parcours distinct : le compte est mis en attente pendant 7 jours, pour permettre d’annuler une demande faite par erreur, puis il est purgé.
Traitement des plaintes
Toute personne peut porter plainte au sujet de la protection de ses renseignements personnels en écrivant à privacy@doue.ai. Indiquez l’objet de votre plainte et vos coordonnées; n’envoyez pas de pièce d’identité.
Le responsable de la protection des renseignements personnels examine la plainte, peut vous demander des précisions et vous répond par écrit en expliquant les mesures prises. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Incidents de confidentialité
Nous consignons chaque incident de confidentialité dans un registre. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les autorités compétentes et les personnes concernées, selon les lois applicables. Pour les renseignements traités pour un client, nous avisons ce client sans délai et l’aidons à aviser à son tour, selon son rôle.